Le système actuel de l'administration municipale biennoise date de plus de vingt ans. La solution d'une mise à niveau a été préférée au remplacement complet du logiciel
Hélène Mourgue D'Algue, responsable du Département Informatique et Logistique de la Ville de Bienne compte sur ce nouveau système ERP pour optimiser, simplifier et harmoniser les processus de l'administration municipale biennoise.
La ville de Bienne souhaite mettre à niveau ses processus de support numériques.
L’actuel système ERP (Entreprise Resource Planning) de SAP, utilisé pour gérer les finances, la logistique ou encore les ressources humaines de l’administration municipale biennoise, est exploité depuis 2001. Il est donc temps d’agir selon les autorités, d’autant que sa maintenance ne sera plus assurée par son fabricant dès la fin 2027. Dès lors, deux options s’offraient à la cité seelandaise ; mettre l’actuel système ERP à niveau avec la nouvelle version S/4 HANA, ou avoir recours à un autre logiciel. C’est la première solution qui a été retenue, jugée moins chère et plus efficace. « On a regardé ce que faisaient les autres villes et la décision a été motivée par plusieurs facteurs ; changer de système c'est risqué, ça coûte presque le double par rapport à une mise à niveau et enfin ça nous prendrait beaucoup trop de temps alors que nous avons un véritable besoin d'améliorer nos processus de support le plus rapidement possible », explique Hélène Mourgue D’Algue, responsable du département informatique et logistique de la Ville de Bienne.
Un coût élevé mais nécessaire
Naturellement, la réalisation du projet nécessite un investissement. Un crédit d'engagement de 4,8 millions de francs a déjà été validé par le Conseil municipal en ce sens. Il appartient maintenant au Conseil de ville de débattre du projet lors de sa prochaine session fixée au 13 décembre. Même si les finances biennoises ne sont de loin pas au beau fixe, l'investissement est jugé impératif par Hélène Mourgue D'Algue. « La Ville de Bienne a mis des plafonds par portefeuilles, on a environ 3,3 millions dans les quatre prochaines années et ce plafond a aussi été calculé en fonction des difficultés financières de la Ville, ce qui nous permet d'intégrer ce très gros projet tout en restant dans le cadre donné par le Conseil municipal pour les investissements informatiques », détaille encore la responsable du département informatique et logistique, précisant également que les coûts d'exploitation resteront globalement à leur niveau actuel, soit 850'000 francs par an, pour une solution qui devrait renforcer le niveau de numérisation et de sécurité de l'administration municipale biennoise.
Si le dossier passe la rampe du législatif biennois, la migration du logiciel SAP pourra commencer au début de l'année prochaine. Une seconde phase dédiée à l'amélioration des processus sera intitiée au milieu de l'année 2025 et devrait durer deux ans. /rme
